Télétravail : quels outils pour travailler efficacement ?

Si le télétravail était considéré comme destiné à des catégories spécifiques d’individus comme les parents (57% des télétravailleurs), les cadres (51%) ou les salariés de grosses entreprises (49%), on remarque que depuis le début de la crise sanitaire, nombreux sont ceux qui l’ont adopté. L’année dernière, 3% de la population active française avait essayé le télétravail à intervalle occasionnelle ou régulière. Pendant le confinement, on considère que 20% des actifs l’ont essayé. Depuis le 11 mai, certains continuent le télétravail tandis que d’autres préfèrent retourner au bureau. Si une agence digitale travaille facilement en télétravail, est-ce adapté aux secteurs plus traditionnels ? Mais quels sont les avantages et les inconvénients de cette technique apparue pour la première fois aux Etats-Unis dans les années 1950 ? Quels outils adopter pour travailler dans de bonnes conditions chez soi ?

Tout d’abord, télétravail ne signifie pas forcément travailler à son domicile. Et pour preuve, 92% d’entre eux travaillent chez eux alors que les autres le font dans des bureaux mis à disposition par l’entreprise ou dans des espaces de coworking. Souvent appréhendé par les employeurs puisqu’un tiers d’entre eux n’y étaient pas favorables avant la crise, le télétravail s’est vite montré indispensable. En effet, 9 employeurs sur 10 l’ont mis en place lorsque cela était possible.

Les règles établies autour du télétravail restent floues dans l’hexagone. Un salarié peut par exemple refuser de travailler avec son ordinateur personnel. L’entreprise doit alors lui en fournir un. Pourtant, en ce qui concerne la connexion internet, l’encre ou encore le papier, des désaccords persistent entre jurisprudence, loi et annonces du ministère du travail. La question de la protection des données pose aussi problème.

L’entreprise doit à terme élaborer une charte informatique. On estime que 70% des télétravailleurs (occasionnels et réguliers) n’ont pas les conditions clairement énoncées dans leur contrat de travail. Cela signifie que seulement 3 télétravailleurs sur 10 le sont officiellement. Enfin, le télétravail n’est que très rarement permanent puisque pour les individus se déclarant en télétravail, cela ne représente en moyenne qu’une semaine par mois.

Une autonomie accrue et un gain de productivité

Le télétravail est un gain de temps et de flexibilité. Un salarié qui travaille chez lui passe moins de temps dans les transports, ce qui augmente potentiellement son temps réel de travail. Il peut aussi gérer son temps comme il le souhaite. De ceci en découle une fatigue moins importante. On va donc constater une hausse de la concentration mais aussi de la motivation.

Pour les salariés qui travaillent chez eux, évoluer dans un environnement qu’ils connaissent peut manifester un sentiment d’épanouissement. Ils ont la possibilité de concilier vie privée et vie professionnelle mais aussi de profiter d’un cadre de travail plus calme. Le télétravail permet aussi dans certains cas d’être plus créatif et d’avoir plus de responsabilité.

De plus, on estime la charge de travail souvent plus importante notamment due au gain de temps journalier de la part des salariés. De manière générale, le télétravail est bien perçu par ceux qui en bénéficient. Trois télétravailleurs sur quatre sont satisfaits ou très satisfaits du télétravail. Il permet aussi aux personnes en situation de handicap de travailler plus facilement à distance.

Au final, le télétravail permet donc de faire des économies financières non négligeables (transport, repas, garde d’enfants etc), d’améliorer la santé du travailleur (plus de temps pour faire du sport, meilleur sommeil, etc) et d’être plus productif sous certaines conditions.

Quels inconvénients ?

Le premier inconvénient souvent énoncé par les télétravailleurs est la difficulté de distinguer vie privée et vie professionnelle. En passant plus de temps chez soi, le sentiment de culpabilité apparaît plus que sur le lieu de travail. Un salarié peut avoir l’impression de ne pas en faire assez par rapport à ses collègues. Ceci peut favoriser le stress et les tensions au sein de l’effectif.

Ensuite, on constate une réactivité des collaborateurs impactée négativement. En effet, lorsqu’une question à priori simple prend quelques secondes en temps normal, elle peut prendre plusieurs minutes voire des heures en télétravail. Or, les réponses attendues sont parfois nécessaires pour l’avancement d’un dossier. De plus, il existe parfois des problèmes de confusion dans les échanges à distance, notamment lorsqu’il s’agit de sujet spécifique ou ambigu.

Certains collaborateurs peuvent aussi avoir des difficultés techniques. Ces difficultés proviennent le plus souvent d’un manque de formation, de logiciel… Les experts se mettent d’accord sur le fait qu’il est nécessaire d’avoir un espace prévu et adapté au télétravail. Or, seulement 60% des télétravailleurs estiment avoir un lieu consacré à ce dernier. Des risques physiques et psychologiques sont aussi à surveiller chez le télétravailleur à temps plein. L’isolement et l’inactivité sont nuisibles à la santé du salarié.

Enfin, les managers réticents au télétravail avancent souvent les mêmes arguments : respect de la vie privée, risques de sécurité informatique, contraintes administratives et difficulté dans la perspective d’évolution de carrière.

Les outils spécifiques au télétravail

Pour mettre en place un système de télétravail efficace, il est nécessaire de bien communiquer. Pour cela, des outils comme Google Hangouts, Teams ou encore Skype entreprise permettent d’échanger rapidement via un chat ou d’organiser des visioconférences. Mais d’autres outils plus spécifiques existent.

Slack par exemple est une plateforme de communication collaborative et de gestion de projet. Elle remplace la fonction de messagerie du mail en interne et permet un partage de dossier.

Monday.com est une plateforme consacrée à la gestion de projet. Elle permet d’attribuer des tâches aux membres de l’équipe et de voir l’avancement de chacun. L’inscription prend moins de deux minutes et les premiers tarifs sont abordables (17€).

Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Personnalisable et disponible en 23 langues, il permet de classer les missions qui nous sont confiées. Nous pouvons y spécifier si la tâche en question est commencée ou non, terminée, sa date butoir etc. Il est possible de lier l’application mobile à son agenda personnel pour être sûr de ne rien manquer. Une version gratuite est disponible.

Enfin, Workplace by Facebook est la version professionnelle de Facebook. Le principal avantage est que la plateforme ressemble en tout point au réseau social américain et que sa prise en main est donc très rapide. Il possède une messagerie instantanée, un outil de gestion de projet, la possibilité d’organiser des évènements, créer des groupes, ou encore de partager des fichiers ou articles.

Chaque outil utilisé doit être spécifique et suffisamment complet pour que les collaborateurs puissent s’y retrouver efficacement. Ces outils répondent à différents besoin. Il est donc nécessaire de trouver la bonne combinaison afin de travailler à distance efficacement !

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